مهام ومسؤوليات موظف استقبال

يقوم موظفو الاستقبال بمجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية يمكن تلخيصها في النقاط التالية:

استقبال الزوار أو العملاء والترحيب بهم وتوجيههم إلى المسؤول أو المكتب المناسب.
التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وتحتوي على كافة الأدوات المكتبية الضرورية مثل الأقلام والكتيبات والأوراق الخاصة بمكان العمل.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحويلها.
تقديم الدعم الإداري وتنسيق أنشطة العمل
التفاعل مع العملاء وتوطيد العلاقة معهم.
الاحتفاظ بنسخ من المستندات والسجلات.
الإجابة على أي استفسارات أو أسئلة يحتاجها العملاء أو الزائرون.
تلبية احتياجات العملاء أثناء زيارتهم لمكان العمل.

مهارات ومؤهلات موظف استقبال

يفضل أن يكون الموظف حاصلا على درجة البكالوريوس في مجال الفندقة او مجال ذات صلة (لايشترط).
يجب أن يتمتع الموظف بشخصية لطيفة وأن يكون ودودا.
يجب أن يتمتع بخبرة كافية في تقديم خدمة عملاء ممتازة.
القدرة على التعامل مع الحالات الطارئة بفاعلية.
المرونة في العمل والقدرة على العمل لأوقات طويلة أو لساعات إضافية.
إجادة استخدام الحاسوب والتعامل مع برامج المايكروسوفت أوفيس.
إجادة استخدام الأجهزة المكتبية مثل الطابعات وغيرها.
يجب أن يتمتع بمظهر لائق.
مهارات اتصال شفوية وكتابية عالية.
يجب أن يمتلك مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات إدارة الوقت وتحديد أولويات العمل عند تعدد المهام.
امتلاك مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.
مهارات تنظيمية وتبسيط العمليات المكتبية.
تنفيذ كافة المهام الإدارية الموكلة إليه وفقا لأعلى معايير الجودة.
يفضل أن تكون لديه خبرة سابقة في مجال العمل بالاستقبال أو أي مجال ذات صلة.
التحدث باللغة الإنجليزية (متوسط).
أن يكون لبقا ومستمع جيد.
التحلي بالثقة بالنفس والانتباه إلى لغة الجسد.